Yrittäjän työkalut

Pähkäilin viime viikolla, mistä puhuisin syksyllä järjestettävän yrittäjyystapahtuman keynote-puheenvuorossa. Facebook-joukkoäly tuotti pitkän listan ideoita, joista kaikkia en saa mahdutettua puheenvuorooni, mutta onneksi on blogi!

Yksi toive oli, että puhuisin työkaluista – mitä pilvipalveluja, appseja sun muita yrittäjä voi käyttää helpottaakseen päivittäistä työtänsä. Tämähän on minulle mitä sopivin aihe, sillä olen varsinainen Excel-kyylä ja pilvipalvelujen suurkuluttaja.

Tässäpä siis listaa muutamista erittäin käteviksi kokemistani työkaluista:

Google Drive ja Docs

Kauhulla muistelen niitä päiviä, kun palkkatyöläisenä jouduin käyttämään MS Sharepointia ja Exchangea. Google tarjoaa aivan huimasti paremmat työkalut sähköpostiin, tiedostojen hallintaan ja jakamiseen sekä ryhmätyöskentelyyn.

Drive on aivan lyömätön erilaisissa projekteissa, joihin osallistuu ihmisiä eri organisaatioista, koska kansioita ja tiedostoja voi jakaa joustavasti. Googlen omat tiedostomuodot tekstinkäsittelyyn ja taulukointiin puolestaan mahdollistavat samanaikaisen ryhmätyöstämisen verkon yli. Muutama päivä sitten luonnostelimme palaverissa videon käsikirjoitusta Google Docsissa siten, että sama asiakirja oli auki useammalla koneella, ja muokkasimme sitä yhtäaikaa. Huippukätevää!

Eikä haittaa yhtään sekään, että Drivea ja Docsia voi ihan oikeasti käyttää myös kännykällä – kunhan on Android-käyttöjärjestelmä.

Evernote

Evernotea olen käyttänyt jo vuosikausia. Se on aivan huippuhyvä muistiinpanosovellus, joka synkkaa muistiinpanot kännykkään, tietokoneelle ja tabletille. Enää ei tarvitse tuskailla, että muistiinpanovihko on väärässä paikassa. Ja koska muistiinpanot voi kätevästi järjestellä aihealueittain “muistikirjoihin” ja muistikirjatkin vielä “muistikirjapinoihin”, se muistiinpano kolmen vuoden takaa siitä yhdestä palaverista on oikeasti aika helppo löytää.

Niin, mainitsinko jo, että muistiinpanoja ja muistikirjoja on helppo jakaa sähköpostilla?

Harvest

Kaikki yrittäjät, jotka veloittavat tuntiperusteisesti, tarvitsevat tuntikirjanpitosovelluksen. Jos käytät tähän puuhaan edelleenkin Exceliä, heitä se jorpakkoon välittömästi! Olen kokeillut monia erilaisia tuntikirjanpitosovelluksia, ja mielestäni Harvest on yksin- tai mikroyrittäjälle paras. Siinä on varsin vähän ominaisuuksia, mikä on hyvä asia, jos oma bisneskin on varsin simppeliä. Ja yksinkertaisuus näkyy tietenkin hinnassa. Harvestia voi käyttää myös kännykällä, joten tunnit tulee kirjattua tien päällä saman tien.

Jos työntekijöitä on useampi ja projektisalkku laajempi, kotimainen Severa on varsin käypä vaihtoehto. Se on jonkin verran kalliimpi kuin Harvest, mutta kuitenkin ihan pk-yrittäjän kukkarolle sopiva.

SurveyMonkey

Teen työkseni paljon erilaisia sidosryhmäkyselyjä, ja niiden tekemiseen SurveyMonkey on aivan verraton väline. Olen kokeillut monia muitakin, mutta SurveyMonkeyssa käytettävyys on ihan omaa luokkaansa. Etenkin, jos kysymyksiä tai vastaajia on suuri määrä, SurveyMonkeyn tulosanalyysityökalut ovat kullanarvoisia.

Pro-version vuosikustannus on muutamia satasia, joka on erittäin edullinen hinta, jos kyselyjä tulee tehtyä edes muutama vuodessa. Kevyempään kyselytarpeeseen riittää hyvin myös Google Forms – etenkin, kun sen ominaisuuksia ja käyttöliittymää juuri hiljattain parannettiin. Enää ei kyselyvastauksia tarvitse tihrustaa sekavasta taulukosta.

MailChimp

Markkinointimeileihin ja sähköpostiuutiskirjeisiin oiva työkalu on MailChimp. Ilmaisversiolla pieni yritys tai yhdistys pärjää mukavasti. Olen käyttänyt monia kalliita ja järeitä meilisovelluksia vuosien varrella, ja MailChimp pärjää niille vertailussa varsin hyvin. Postituslistoja on helppo hallinnoida, viestien ulkoasua räätälöidä, ja mitä ilmeisimmin viestit myös kulkevat kohtuuhyvin perille (mikä ei ole itsestäänselvää nykypäivän sofistikoituneiden spämmifiltterien aikakaudella).

No, mihin Exceliä sitten kannattaa käyttää?

Excel on taulukkolaskentaohjelma, ja sitä kannattaa käyttää ennen kaikkea tähän tarkoitukseen. Itse käytän Exceliä eniten budjetointiin, muuhun laskentaan ja data-analyysiin. Näihin tarkoituksiin se on edelleen ihan kunkku.